Backoffice för verkstäder och återförsäljare
Digitala mottagningar, reservdelsbeställning och jobbkalkyl på ett ställe. Teknikern slutar skriva för hand och ägaren slutar undra vad varje jobb faktiskt tjänade.
Problemet
Mottagningen skrivs på en kulörtpappersbok, halva gången oläslig. Kundens historik bor i anteckningsboken eller en gammal fakturamapp, och när teknikern behöver en del som inte hyllan har ringer tre leverantörer för att hitta vem som har den. I slutet av månaden känner du totalen men inte vilket jobb som tjänade och vilket som förlorade.
Värt att överväga om du idag
- Mottagningarna är handskrivna och ibland oläsliga
- Sökning av reservdelar innebär att ringa tre leverantörer
- Kundens historik bor i anteckningsboken eller gamla fakturor
- Du känner den månatliga totalen men inte marginalen per jobb
Vad som ingår
Digital mottagning
Skador på foto, begärt arbete och offert från reservdelskatalog, allt i ett formulär som kunden signerar på telefonen.
Reservdelsbeställning
När en del inte finns i lager kollar systemet leverantörens tillgänglighet och genererar beställningen, utan telefonsamtal.
Godkännande via WhatsApp
Offerten når kunden som ett meddelande med ja/nej-knapp, och svaret hamnar tillbaka i jobbordern.
Jobbkalkyl
Arbetskraft, reservdelar och tid spårat per jobb, så i slutet av månaden vet du exakt vad varje jobb faktiskt tjänade.
Kundhistorik
Varje besök, varje reservdel och varje offert kopplad till fordonet och ägaren, synlig i två tryck.
Vad som förändras
Mottagningen är läslig och kunden får den skriftligt. Reservdelsbeställningar går utan en rundringning, och i slutet av månaden vet du vad varje jobb tjänade istället för vad banken säger.
Närmaste beviset
Den här har ännu ingen egen publik demo, och det säger jag hellre rakt ut. Nedan finns arbetena som visar delarna den består av: om en backoffice sköter en bokningsbok, ett lager och produkter, klarar samma backoffice en annan bokningsbok och ett annat lager. Titta på dem och döm utifrån det.
Faser och tider
- Mottagning och katalog1-2 veckor
Vi kartlägger mottagningsflödet, reservdelskatalogen och offertstrukturen.
- Bygge4-6 veckor
Jobbordrar, godkännandeväg och jobbkalkyl. Testas på riktiga jobb innan anteckningsboken försvinner.
- Reservdelar och historik2-3 veckor
Leverantörsintegration, reservdelsbeställning och kundhistorikvyn.
Totalt5 till 8 veckor, beroende på hur många leverantörer som behöver anslutas.
Praktiska detaljer
Vad som inte ingår, vad det kopplas till och de vanliga frågorna: delen värd att läsa innan du ber om offert, öppnas med ett tryck.
Vad som inte ingår
- Lagerhantering och reservdelsbeställning förutom jobbet som pågår
- Bokföring och lön, som stannar hos din revisor
Vad det kopplas till
- Tecdoc för reservdelskatalog
- WhatsApp Business för kundgodkännande
- Ditt bokföringsprogram
- Google Calendar för leveranstider
- Leverantörportaler för tillgänglighet
Vanliga frågor
Kan jag fortsätta använda pappermottagningen för walk-ins?
Ja. Det digitala formuläret är den snabbare vägen, inte den enda. Handskrivna anteckningar matas in vid receptionen när det behövs.
Om en leverantör inte är ansluten?
Systemet genererar en lista att skicka via e-post eller WhatsApp. Beställningen går ändå, bara via en annan kanal.
Lönar det sig för enerverkstad?
Under tjugo jobb i månaden fungerar anteckningsboken fortfarande och jag säger det. Det lönar sig när jobben hopas upp och du börjar tappa spåret på vem som ringts om vad.
Närliggande lösningar
Vill du ha den här, med ditt namn på?
Ett samtal på tjugo minuter, så säger jag om det passar dig, vad jag skulle bygga och vad det kostar. Priset vet du innan vi börjar.