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title: "Back office per officine e concessionari"
description: "Versione markdown di https://looz.design/soluzioni/gestionale-officina — LOoz.design, studio freelance di una persona: siti su misura, automazioni e agenti AI per piccole imprese."
canonical: https://looz.design/soluzioni/gestionale-officina
last-updated: 2026-08-26
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# Back office per officine e concessionari

> LOoz.design, studio freelance di una persona: siti su misura, automazioni e agenti AI per piccole imprese. Questa è la versione markdown di https://looz.design/soluzioni/gestionale-officina (contenuto in italiano; il sito esiste anche in inglese e svedese).

Accettazioni digitali, ordinazione ricambi e contabilità interventi in un posto solo. Il tecnico smette di scrivere a mano e il titolare smette di chiedersi quanto ha guadagnato ogni intervento.

Tipo di lavoro: Software su misura. Settori: Officine e concessionari.

## Il problema

L'accettazione si scrive su un blocchetto carbone, mezza volta illeggibile. Lo storico del cliente vive in un quaderno o in una vecchia cartella fatture, e quando il tecnico ha bisogno di un ricambio non disponibile telefona tre fornitori per trovare chi lo ha. A fine mese sai il totale ma non quale intervento ha guadagnato e quale ha perso.

### Da valutare se oggi

- Le accettazioni sono scritte a mano e a volte illeggibili
- La ricerca ricambi significa telefonare a tre fornitori
- Lo storico del cliente vive in un quaderno o nelle vecchie fatture
- Sai il totale mensile ma non il margine per intervento

## Cosa è previsto

- **Accettazione digitale**: Foto dei danni, lavoro richiesto e preventivo da catalogo ricambi, tutto in un modulo che il cliente firma dal telefono.
- **Ordinazione ricambi**: Quando un ricambio non è disponibile il sistema verifica la disponibilità fornitore e genera l'ordine, senza telefonata.
- **Approvazione su WhatsApp**: Il preventivo arriva al cliente come messaggio con pulsante si/no, e la risposta torna nella scheda lavoro.
- **Contabilità interventi**: Mano d'opera, ricambi e tempo tracciati per intervento, così a fine mese sai esattamente cosa ha guadagnato ciascuno.
- **Storico cliente**: Ogni visita, ogni ricambio, ogni preventivo legati al veicolo e al proprietario, visibili in due tap.

## Cosa cambia

L'accettazione è leggibile e il cliente la riceve per iscritto. Gli ordini ricambi escono senza giro di telefonate, e a fine mese sai quanto ha guadagnato ogni intervento invece di quello che dice solo il conto in banca.

## La prova più vicina

Questa soluzione non ha ancora una demo pubblica sua, e preferisco dirtelo. Qui sotto ci sono i lavori che dimostrano le parti di cui è fatta: se un pannello gestisce agenda, magazzino e prodotti, lo stesso pannello sa gestire un’altra agenda e un altro magazzino. Guardali e giudica da quelli.

- [Barberia](https://looz.design/work/barberia)
- [Lievita](https://looz.design/work/pizzeria-restaurant)

## Fasi e tempi

- **Accettazione e catalogo** (1-2 settimane): Mappiamo il flusso di accettazione, il catalogo ricambi e la struttura dei preventivi.
- **Costruzione** (4-6 settimane): Schede lavoro, percorso di approvazione e contabilità interventi. Provati sugli interventi reali prima che sparisca il quaderno.
- **Ricambi e storico** (2-3 settimane): Integrazione fornitori, ordinazione ricambi e vista storico cliente.

In tutto: Da 5 a 8 settimane, a seconda di quanti fornitori vanno collegati.

## Cosa non è compreso

- Gestione magazzino e giacenze ricambi oltre l'intervento in corso
- Contabilità e paghe, che restano dal tuo commercialista

## Con cosa si collega

Tecdoc per il catalogo ricambi · WhatsApp Business per l'approvazione cliente · Il tuo software contabile · Google Calendar per le date di consegna · Portali fornitori per la disponibilità

## Domande frequenti

**Posso continuare a usare l'accettazione cartacea per i passaggi?** Sì. Il modulo digitale è la via più veloce, non l'unica. Le scritture cartacee vengono inserite dalla reception quando serve.

**E se un fornitore non è connesso?** Il sistema genera un elenco da inviare via email o WhatsApp. L'ordine esce lo stesso, solo con un canale diverso.

**Conviene per un'officina con un solo posto?** Sotto venti interventi al mese il quaderno funziona ancora e te lo dico. Conviene quando gli interventi si accumulano e inizi a perdere traccia di chi è stato chiamato per cosa.

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